Pada dasarnya, mengelola stok barang dalam gudang bukanlah hal yang sulit. Asal, Anda tahu bagaimana cara menjalankan manajemen gudang dengan benar. Kesalahan dalam mengelola stok barang dapat menimbulkan kerugian besar, apalagi jika stok tersebut merupakan barang atau bahan yang bernilai tinggi.
Agar dapat menjaga stok barang di dalam gudang dengan baik dibutuhkan sistem yang tepat dan sesuai dengan jenis usaha yang dijalankan. Di sinilah peran penting manajemen gudang dalam bisnis Anda.
Sebelum membahas pengertian manajemen gudang, kita perlu mengetahui apa itu gudang. Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara.
Manajemen gudang (warehouse management) merupakan pengelolaan dari aktivitas yang saling berhubungan untuk melakukan penyimpanan barang sementara. Alur pengelolaan penyimpanan stok barang di gudang terdiri dari penerimaan bahan baku/barang dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan dan pencatatan stok barang terkini.
Kegiatan manajemen gudang terdiri atas beberapa aktivitas sederhana yaitu:
1. Administrasi
Proses pancatatan penerimaan dan pengeluaran barang secara akuntansi, pengendalian dokumen dan authorisasi, sampai pelaporan stok barang.
2. Penerimaan Barang
Aktivitas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang diatur dengan prosedur untuk memastikan barang tetap dalam kondisi baik dan aman. Aktivitas penerimaan barang diatur sepenuhnya untuk memetakan besaran dana dan produk yang didapatkan oleh perusahaan.
Fungsi Gudang Dalam Perusahaan atau Bisnis
Gudang memang memiliki fungsi pokok sebagai tempat penyimpanan. Namun ternyata masih ada fungsi lain dari gudang, di antaranya:
1. Assembling
Beberapa perusahaan menggunakan gudang sebagai tempat assembling yaitu untuk merakit produk yang dipesan oleh klien atau pelanggan.
2. Dispatching
Sebagai dispatching untuk penyimpanan mau pun pengiriman. Dengan ini proses produksi suatu barang bisa dikendalikan dan sesuai dengan schedule yang ditetapkan.
3. Inbound & Outbound Consolidation
Perusahaan menggunakan gudang juga sebagai inbound dan outbound consolidation. Inbound consolidation merupakan proses di mana barang-barang dikonsolidasi terlebih dahulu di dalam ruang penyimpanan sebelum masuk proses produksi. Sedangkan outbound consolidation ialah menempatkan barang-barang yang diproduksi dan dikonsolidasi sebelum nantinya diserahkan kepada pelanggan.
4. Maintaining Record
Gudang dijadikan sebagai tempat penyimpanan yang berfungsi untuk melakukan perawatan produk. Apalagi jika barang dagangan yang dimiliki perusahaan memang perlu ditempatkan di ruangan yang baik agar kualitas barang tetap terjaga.
5. Packaging
Gudang juga digunakan untuk tempat pengepakan suatu produk sebelum diserahkan ke pelanggan. Di gudang pula pemilihan pesanan dilakukan sebelum dilanjutkan ke proses selanjutnya. Di ruang penyimpanan ini pula dilakukan aktivitas penyortiran dan pemeriksaan barang dalam kontainer sampai dikirim ke pelanggan.
Perbedaan Gudang Terpusat vs Multi Gudang
Perbedaan utama terletak pada lokasi gudang. Gudang terpusat terletak di satu tempat saja, sedangkan multi gudang tersebar di berbagai tempat.
Gudang terpusat memiliki kelebihan yaitu pengeluaran biaya gudang lebih murah, tidak memerlukan banyak karyawan untuk mengontrol dan mengelola gudang, memudahkan dalam proses distribusi barang karena terletak di satu tempat.
Multi gudang juga memiliki kelebihan yaitu, segala jenis kerusakan atau risiko buruk pada barang dapat dicegah dan mudah diatasi. Seperti misalnya, ketika terjadi bencana alam di satu lokasi gudang, perusahaan tidak perlu khawatir karena masih memiliki lokasi gudang di tempat lain. Selain itu, proses pengiriman barang ke pelanggan akan lebih cepat, karena jumlah gudang yang tersebar di berbagai wilayah tidak hanya satu lokasi.
Mana yang paling baik untuk usaha Anda? Sesuaikan dengan target, lokasi, pelanggan, dan jumlah produk yang dimiliki. Memilih jenis gudang harus dipertimbangkan secara matang untuk menghindari kerugian.
Proses – Proses dalam Manajemen Gudang
1. Receiving and Putaway
Barang baru datang harus terlebih dulu dimasukkan ke dalam sistem manajemen pergudangan. Hal ini memudahkan karyawan untuk mengupdate database barang di dalam gudang penyimpanan.
Proses input barang yang baru datang menggunakan input data PO (Purchase Order) yaang dapat dilakukan baik secara otomatis maupun manual oleh departemen pembelian. Proses ini bertujuan untuk adanya keseuaian data antara barang yang datang dengan kebutuhan di dalam gudang.
Setelah proses receiving (penerimaan), selanjutnya barang diletakkan pada gudang yang disebut dengan istilah putaway. Proses ini untuk memberi informasi yang akurat mengenai di mana barang yang diterima diletakkan. Proses ini mendukung sistem FIFO/FEFO (First In First Out/First Expired First Out)
2. Dispacthing
Proses ini untuk menunjang operasional pengeluaraan barang dalam gudang (picking and delivery) terhadap barang-barang yang akan dikirimkan kepada para pelanggan dan membantu operator gudang dalam mencari lokasi barang-barang yang akan dikeluarkan.
Setelah mereka melakukan proses picking, barang-barang tersebut akan dikirimkan kepada para pelanggan. Mereka harus dipandu dengan informasi barang-barang yang akan dikirimkan atau diberangkatkan ke tujuan tertentu.
Karyawan akan mendapatkan informasi order/pesanan dari para customer melalui sticker barcode yang ditempelkan pada tempat karton yang akan dikirimkan. Sticker barcode tersebut akan menunjukkan secara pasti jumlah barang yang diambil dari dalam gudang.
3. Stock Take
Stock Take bertujuan untuk menyesuaikan stok fisik dan stok komputer. Stock take merupakan proses menghitung satu per satu barang-barang di dalam gudang untuk memastikan kecocokan antara barang fisik dengan data dalam komputer.
Dengan demikian, perusahaan akan mendapatkan stock update yang sesuai antara data computer dan barang fisik. Proses ini sangat menguras tenaga,waktu dan juga membutuhkan jumlah pekerja gudang yang banyak.
Setelah para pekerja melakukan perhitungan barang untuk memastikan kesesuaian antara barang fisik barang dan data komputer, selanjutnya report stock take akan dicetak. Laporan tersebut harus dapat memastikan tidak ada selisih antara fisik barang dan data stok di dalam komputer.
4. Reporting
Proses reporting juga penting dalam manajemen gudang. Laporan yang terdapat pada sistem manajemen gudang ini harus dapat menjelaskan banyak hal yang berkaitan dengan stok barang yang tersedia di dalam gudang secara valid. Laporan tersebut sewaktu-waktu bisa digunakan oleh perusahaan untuk membuat keputusan atau kebijakan.
Itulah beberapa informasi tentang manajemen gudang yang perlu Anda pahami. Pengelolaan stok barang memang hal yang penting untuk diperhatikan. Jangan lupa untuk melakukan pencatatan secara rutin setiap ada barang yang masuk, pindah tempat, dan barang keluar. Lakukan stok opname secara berkala sesuai dengan kebutuhan untuk membantu Anda dalam melakukan manajemen stok barang di gudang.
Untuk membantu meringankan tugas Anda dalam pengelolaan stok barang, gunakan bantuan aplikasi stok barang sederhana yang Jurnal juga memiliki fitur ini. Dengan program aplikasi Jurnal, Anda akan lebih mudah dalam memonitor laporan keuangan secara real-time. Dengan fitur-fitur yang saling terintegrasi, bisnis anda akan berjalan dengan mudah bila menggunakan Jurnal.
Fitur-fitur yang dimiliki oleh Jurnal diantaranya aplikasi pembukuan usaha, aplikasi stok barang, aplikasi gudang, neraca keuangan, dan lain sebagainya. Dengan bantuan fitur-fitur itu, Anda juga akan lebih mudah dalam memantau ringkasan bisnis secara periodik. Mulai dari data penjualan, pembelian, biaya, laba rugi, dan hal lain yang terkait dengan bisnis anda.